Automatyczne akcje w BaseLinkerze, które realnie oszczędzają godziny dziennie

Automatyczna akcja w BaseLinkerze to reguła, która sama wykonuje zadanie, gdy zamówienie spełni ustawiony przez Ciebie warunek. Składa się z trzech rzeczy: zdarzenia (co ma ją uruchomić), warunku (dla których zamówień) i akcji (co ma się wykonać). Przykład: zamówienie zostało opłacone i ma metodę dostawy InPost, więc system nadaje status „Do pakowania", tworzy przesyłkę i drukuje etykietę. Bez kliknięcia z Twojej strony.

Prowadziłem sklep i sam pakowałem paczki, więc wiem, że to powtarzalne klikanie zjada najwięcej czasu w ciągu dnia. To jest dokładnie to, co akcje automatyczne zdejmują z głowy. Przez osiem lat i około stu wdrożeń ustawiałem je w różnych konfiguracjach. Poniżej sześć, które dają największy zwrot przy najmniejszym wysiłku konfiguracji.

BaseLinker udostępnia kilkadziesiąt zdarzeń i ponad 40 typów akcji, więc kombinacji są setki. Ten tekst nie jest spisem wszystkiego — to wybór sześciu, które naprawdę warto ustawić jako pierwsze.

Jak zbudowana jest każda akcja

Zanim przejdziemy do konkretów, jedna rzecz, która ułatwia czytanie reszty. Każdą akcję ustawiasz w Zamówienia → Akcje automatyczne → Dodaj akcję w tym samym schemacie:

• Zdarzenie — moment, w którym akcja ma się odpalić. Na przykład „Zamówienie pobrane", „Zamówienie opłacone", „Ustawiono status", „Zamówienie jest w statusie od X dni", „Zmieniono status przesyłki u kuriera", „Utworzono przesyłkę".
• Warunek — filtr, dla których zamówień akcja zadziała. Źródło, metoda dostawy, wartość zamówienia, nazwa produktu, kraj kupującego i tak dalej. Warunek jest opcjonalny, ale to on sprawia, że automatyzacja jest precyzyjna, a nie odpala się na wszystkim.
• Akcja — co ma się wykonać. Zmiana statusu, wysłanie e-maila lub SMS, wystawienie faktury lub paragonu, utworzenie przesyłki, druk dokumentów na wskazanej drukarce, dodanie produktu do zamówienia i wiele więcej.

Trzymaj ten schemat z tyłu głowy. Przy każdej z sześciu akcji niżej podaję dokładnie: zdarzenie, warunek, akcję.

1. Etykieta gotowa, zanim skończysz pakować

To jest akcja, którą stawiam jako pierwszą prawie u każdego klienta, bo skraca realny czas stania przy stanowisku pakowania.

Najpierw problem, bo bez niego nie widać, o co chodzi. Standardowo przesyłkę tworzy się na końcu pakowania, w Asystencie Pakowania. W tym momencie BaseLinker wysyła żądanie do kuriera, czeka, aż ten wygeneruje etykietę po swojej stronie, i dopiero ją zwraca do druku. To czekanie trwa od 8 do 15 sekund na paczkę. Przy pięciu paczkach nikt tego nie zauważy. Przy stu dziennie to są minuty, w których pakujący stoi i patrzy na drukarkę, zamiast pakować kolejne.

Rozwiązanie polega na rozdzieleniu dwóch rzeczy, które zwykle są zlepione w jedną: tworzenia przesyłki i druku etykiety.

Etykietę generujesz wcześniej, już po zebraniu zamówienia, czyli w momencie, gdy towar jest skompletowany i zjedzie na stanowisko pakowania. Dzięki temu etykieta czeka gotowa w tle, a cała wymiana danych z systemem kuriera dzieje się w trakcie kompletacji, zanim w ogóle podejdziesz do pakowania. Po spakowaniu druga akcja tylko drukuje już istniejącą etykietę, więc leci natychmiast, bo nie ma już żadnej komunikacji z systemem kuriera.

Jak to ustawić (dwie akcje)

• Akcja A — generowanie w tle. Zdarzenie: Zebrano produkty zamówienia (zakończenie zbierania w Asystencie). Warunek: dopasowany do procesu — metoda dostawy albo, jak na zrzucie, dopasowany karton. Akcja: Stwórz przesyłkę u wybranego kuriera (na zrzucie: InPost Paczkomaty). Tu generuje się etykieta i tu „schodzi" całe oczekiwanie na kuriera.
• Akcja B — druk po spakowaniu. Zdarzenie: Spakowano zamówienie (zakończenie pakowania w Asystencie; można też użyć zdarzenia własnego, czyli przycisku lub kodu kreskowego). Akcja: Wydrukuj → Najnowsza etykieta na drukarce (np. Zebra). Przy okazji, w tej samej akcji, dorzuć druk paragonu lub faktury na drukarce dokumentów — wychodzi razem z etykietą, więc nie traktuję go jako osobnego punktu.

2. Przypomnienie o płatności z gotowym linkiem do zapłaty

Część klientów po prostu zapomina dokończyć przelew. Zamiast czekać albo dzwonić, wysyłasz im przypomnienie z linkiem, w który wystarczy kliknąć i zapłacić.

Jak to ustawić: zdarzenie Zamówienie jest w statusie od X dni, warunek status „Nowe" i liczba dni na przykład 3. Akcja: wyślij e-mail z przypomnieniem, opcjonalnie też SMS, i ustaw status na „Nieopłacone", żeby takie zamówienia odkładały się w jedno miejsce.

Najważniejszy element tej akcji to tag, który wstawiasz w treść szablonu e-maila: [platnosc_link]. To on zamienia się w gotowy link do płatności. Mechanika, którą trzeba znać dokładnie, bo ma kilka warunków:

• Jeśli zamówienie pochodzi ze źródła ustawionego w integracji Przelewy24 i nie jest w całości opłacone, link wygeneruje się automatycznie w miejscu tagu. Klient płaci przelewem, kartą, BLIK-iem, Apple Pay albo Google Pay.
• Dla zamówień z innych źródeł tag zadziała tylko wtedy, gdy link został wcześniej wygenerowany ręcznie z karty zamówienia.
• W każdym innym przypadku (zamówienie już opłacone albo źródło spoza ustawień integracji) tag zamieni się w pustą wartość, czyli w mailu nie pojawi się nic. Dlatego warunek na status i źródło jest tu ważny, żeby przypomnienie nie wyszło puste.

Dwie rzeczy, o których trzeba wiedzieć przed wdrożeniem. Integracja Przelewy24 z BaseLinkerem działa wyłącznie na dedykowanym subkoncie u operatora, nie na koncie głównym, nawet jeśli masz już z nim podpisaną umowę. Płatność zrealizowana takim linkiem jest widoczna tylko w BaseLinkerze, niezależnie od źródła zamówienia, dlatego Base rekomenduje ten mechanizm głównie do zamówień składanych osobiście oraz do dopłat. Pełną konfigurację krok po kroku opisuje oficjalny poradnik Base o Przelewy24.

Gotowy szablon e-maila (możesz skopiować)

W treści e-maila używasz tagów BaseLinkera — poza [platnosc_link] przydają się [imie], [lista_przedmiotow], [laczna cena] i [link_zamowienia]. Tak wygląda gotowy szablon w edytorze, z limonkowym przyciskiem „Zapłać teraz":

A tu surowy HTML tego szablonu — wklej go do edytora e-maila w trybie kodu (ikona </>) i podmień {Nazwa Twojego sklepu} na swoją nazwę:

<p>Cześć [imie],</p>
<p>dziękujemy za zamówienie w <strong>{Nazwa Twojego sklepu}</strong>.
Nie dotarła do nas jeszcze płatność, więc paczka czeka na opłacenie.</p>
<p><strong>Twoje zamówienie:</strong><br>[lista_przedmiotow]</p>
<p><strong>Do zapłaty: [laczna cena]</strong></p>
<p>
  <a href="[platnosc_link]"
     style="display:inline-block;background:#c8f04a;color:#0a0a0b;
            text-decoration:none;font-weight:600;padding:13px 28px;
            border-radius:7px;font-family:sans-serif">Zapłać teraz</a>
</p>
<p style="font-size:13px;color:#666">Płacisz online: przelew, karta, BLIK,
Apple Pay, Google Pay. Szczegóły zamówienia:
<a href="[link_zamowienia]">zobacz tutaj</a>.</p>
<p style="font-size:13px;color:#666">Jeśli płatność została już wykonana,
potraktuj tę wiadomość jako nieaktualną.</p>

Jeśli nie masz integracji Przelewy24, wstaw w szablonie numer konta i numer zamówienia w tytule przelewu. Działa, tylko klient ma więcej pracy, a każdy dodatkowy krok to część osób, które odpadną.

3. Prośba o opinię, która trafia w dobrym momencie

Opinie sprzedają, a większość sklepów ich nie zbiera, bo nikomu nie chce się prosić ręcznie. Akcja automatyczna prosi za Ciebie i robi to wtedy, kiedy klient ma już zamówienie obsłużone, a nie zanim cokolwiek dostał.

Ta akcja celuje głównie w klientów z Twojego sklepu, nie z marketplace'ów. Na Allegro czy Amazonie ocenę zbiera sam marketplace swoimi mechanizmami i regułami, a Ty często nie masz nawet adresu e-mail kupującego. Klient ze sklepu to ktoś, kogo możesz poprosić bezpośrednio i skierować dokładnie tam, gdzie opinia Ci się przyda.

Jak to ustawić: zdarzenie Ustawiono status na „Zrealizowane 100%", warunek źródło zamówienia = „Dowolny sklep". Akcja w dwóch krokach: najpierw Opóźnij zdarzenie o 1 dzień, żeby klient zdążył odebrać i obejrzeć produkt, a potem Wyślij e-mail z prośbą o opinię. (Zamiast statusu możesz wyzwalać tę akcję także na zdarzeniu „Zmieniono status przesyłki u kuriera → Doręczono", jeśli chcesz trafić dokładnie w moment dostawy.)

Hak, który zamienia tę akcję z miłej w wartościową: w treści maila wstaw link prowadzący tam, gdzie opinia realnie pracuje na sprzedaż — wizytówka Google, Trusted Shops albo Trustpilot. Opinia w skrzynce nic nie daje. Opinia w wizytówce Google podnosi klikalność i zaufanie u kolejnych kupujących. Ta akcja jest szczególnie warta ustawienia w sklepach, które budują ocenę w Google albo w programie zaufanych opinii.

4. Reaktywacja klienta po 60 dniach

Oczywiste, a prawie nikt tego nie ma ustawione. Klient kupił raz, dostał paczkę i zniknął. Po dwóch miesiącach warto się przypomnieć, zanim kupi to samo gdzie indziej.

Jak to ustawić: zdarzenie Zamówienie jest w statusie od X dni, warunek status „Zrealizowane 100%", źródło „Dowolny sklep" i liczba dni 60. Akcja: wyślij e-mail z rabatem na kolejne zakupy albo z propozycją produktu uzupełniającego.

To jest najtańszy powrót klienta, jaki masz. Zero kosztu pozyskania, bo ten klient już raz u Ciebie kupił. Liczbę dni i treść dopasuj do tego, co sprzedajesz, najlepiej do momentu, w którym poprzedni zakup się kończy. Smaczki dla psa zwykle wyczerpują się po jakichś 30 dniach, więc to dobry moment na przypomnienie z kolejną paczką. W meblach sens ma inne okno: po 30 do 60 dniach od zakupu warto zaproponować środek do czyszczenia albo pielęgnacji, bo klient zdążył już używać mebla i wie, że trzeba o niego dbać.

5. Gratis powyżej kwoty, który sam wpada do zamówienia

Prosty sposób na podniesienie średniej wartości koszyka. Klient widzi „darmowy dodatek przy zamówieniu powyżej X", a Ty nie musisz pamiętać o dorzuceniu gratisu do każdej takiej paczki.

Jak to ustawić: zdarzenie Ustawiono status (na zrzucie status „Zbieranie 1", czyli start kompletacji), warunki: źródło „Dowolny sklep" i Wartość zamówienia ≥ 499,99. Akcja: Dodaj produkt do zamówienia z ceną zero. Wybierasz magazyn źródłowy, z którego ma zejść stan, oraz produkt po ID, nazwie, EAN lub SKU. Dzięki temu gratis schodzi ze stanu jak normalna sztuka i nie psuje Ci inwentaryzacji.

6. Komunikat na ekranie, który przypomina pakującemu o ważnym kroku

Czasem pakujący musi zrobić coś, czego nie widać wprost na liście produktów. BaseLinker potrafi wyświetlić mu komunikat na ekranie dokładnie w tym momencie.

Najlepszy przykład to próbki dopasowane do zakupu. Klient kupuje produkt z określonej linii, więc na ekranie pakującego pojawia się „dorzuć próbkę". Próbki nie ma w samym zamówieniu, ale pakujący wie, że ma ją dołożyć, i robi to tylko przy właściwych paczkach, a nie na ślepo do wszystkich. To prosty sposób, żeby wprowadzić klienta w kolejny produkt z tej samej linii przy okazji zamówienia, które i tak wychodzi.

Jak to ustawić: zdarzenie Rozpoczęto pakowanie zamówienia, warunek dopasowany do produktu, akcja Wyświetl komunikat z odpowiednim tekstem. Ustawiasz treść, rozmiar okna, kolor tła, dźwięk i sposób zamknięcia, więc komunikat naprawdę zatrzymuje pakującego, a nie umyka w rogu ekranu.

Jedna ważna rzecz przy warunku. BaseLinker nie pozwala filtrować zamówień po producencie. Produkt dopasowujesz po tym, co masz w jego danych: po nazwie zawierającej frazę, po SKU, EAN albo atrybucie. W praktyce, jeśli marka lub linia jest częścią nazwy produktu (a zwykle jest), ustawiasz warunek „Produkt z nazwą — zawiera frazę" i wpisujesz tę frazę. Dokładnie tak wygląda przykład na zrzucie: warunek łapie każdy produkt, którego nazwa zawiera daną frazę, i wtedy pokazuje komunikat „Dodaj próbki…".

Zastosowań jest więcej: produkt kruchy, więc „zabezpiecz folią bąbelkową"; zamówienie z dopiskiem od klienta, więc „przeczytaj uwagi przed wysyłką".

Jedno ograniczenie, o którym trzeba wiedzieć: komunikaty to tak zwane akcje interfejsu. Działają tylko wtedy, gdy zdarzenie wykonuje człowiek na karcie zamówienia albo w Asystencie Pakowania. Nie pojawią się przy akcji, która dzieje się w tle bez udziału operatora — sam BaseLinker uprzedza o tym w oknie akcji.

Sześć akcji w jednym miejscu

Od czego zacząć

Nie ustawiaj wszystkiego naraz. Z doświadczenia najlepiej wchodzi to w tej kolejności.

Zacznij od etykiety i dokumentu, bo to one zdejmują najwięcej powtarzalnej pracy z każdego dnia. Gdy to działa stabilnie, dołóż przypomnienie o płatności, bo zwraca się pieniędzmi praktycznie od razu. Potem opinie i reaktywacja, czyli rzeczy, które pracują w tle na kolejne miesiące. Gratis i komunikat dla pakującego dokładaj wtedy, gdy realnie ich potrzebujesz, bo to akcje pod konkretną sytuację, a nie podstawa procesu.

Zabezpieczenia, czyli co zrobić, żeby wiedzieć o nieudanej akcji

Automatyzacja oszczędza czas dokładnie do momentu, w którym cicho przestaje działać, a Ty się o tym nie dowiadujesz. Akcja automatyczna może się nie powieść z przyczyn, które nie mają nic wspólnego z Twoją konfiguracją: błąd zewnętrznej integracji, chwilowy problem z API kuriera, brak środków na koncie przewoźnika.

Część takich błędów złapiesz od razu. Jeśli etykieta nie wygeneruje się w tle, zobaczysz to przy pakowaniu, bo nie będzie czego wydrukować. Gorsze są błędy, które nie dają o sobie znać od ręki: e-mail, który się nie wysłał, status, który się nie zmienił, zamówienie, które nie przeszło do hurtowni. Tego nie zauważysz, dopóki nie zadzwoni klient. Dlatego przy wdrożeniu zawsze ustawiam zabezpieczenia, żeby nieudana akcja sama dała znać.

Trzy warstwy, które stosuję

• Historia akcji automatycznych. BaseLinker zapisuje wykonanie każdej akcji i oznacza te, które zakończyły się błędem. To pierwsze miejsce, do którego zaglądasz, gdy coś nie zagrało. Warto wyrobić nawyk przeglądania jej, zamiast zakładać, że skoro automatyzacja jest, to działa.
• Powiadomienie o błędzie e-mailem. Pod sytuację błędu podpinasz własną akcję, która wysyła e-mail do odpowiedzialnej osoby i nadaje zamówieniu status „BŁĄD". Dzięki temu problematyczne zamówienia zbierają się w jednym miejscu i nie wypadają z procesu. Przykład: brak środków na koncie kuriera blokuje nadania, więc mail leci do osoby, która zasila to konto, zanim zatrzyma się cała wysyłka.
• Przycisk „BŁĄD" dla pakującego. Zamiast przerywać pracę i szukać kogoś z problemem, pakujący klika na karcie zamówienia przycisk „BŁĄD". Akcja automatyczna wysyła e-mail do właściwej osoby (na przykład odpowiedzialnej za etykiety) i ustawia zamówieniu status „BŁĄD". Problem trafia od razu tam, gdzie ktoś może go rozwiązać, a paczka nie ginie w stosie.

Zasada, którą powtarzam każdemu klientowi: automatyzacja bez monitoringu to nie oszczędność, tylko odłożone w czasie ryzyko. Status „BŁĄD" plus powiadomienie to minimum, od którego nie odstępuję.

Najczęstsze pytania

Źródła