BaseLinker i Allegro: konfiguracja krok po kroku i błędy, które psują stany

Wdrożeniami BaseLinkera zajmuję się na co dzień i większość zgłoszeń „stany nam się sypią" sprowadza się do kilku tych samych ustawień. Ten poradnik przeprowadza Cię przez konfigurację Allegro krok po kroku i pokazuje błędy, przez które stany przestają się zgadzać — z pozycji kogoś, kto te konfiguracje czyści po innych.

Najpierw jedno nieporozumienie: stany nie synchronizują się „po SKU"

To pierwsza rzecz, którą trzeba zrozumieć, bo cała reszta z niej wynika. BaseLinker nie synchronizuje stanów Allegro po samym numerze SKU ani EAN. Synchronizacja działa dla ofert, które są powiązane z produktem w katalogu. SKU i EAN pomagają dopasować ofertę do produktu, ale to nie one są mechanizmem. Mechanizmem jest powiązanie.

W praktyce znaczy to tyle: oferta Allegro może mieć idealnie wpisany SKU, a i tak nie będzie aktualizować stanu, jeśli nie jest podpięta pod konkretny produkt w katalogu. Źródłem stanu zawsze jest magazyn z katalogu, nie pole tekstowe w ofercie. Kto tego nie wie, szuka problemu w niewłaściwym miejscu.

Konfiguracja krok po kroku

Krok 1. Podłączenie konta Allegro

Na stronie Integracje dodajesz konto Allegro i autoryzujesz je przez „Zapisz i połącz". Po autoryzacji konto jest widoczne na liście integracji. To moment, w którym Base dostaje dostęp do Twoich ofert i zamówień.

Krok 2. Pobieranie zamówień

W zakładce Zamówienia ustawiasz, jak często Base pobiera zamówienia (na przykład co 1 albo co 10 minut), jaki jest zakres pierwszego pobrania (3 albo 7 dni wstecz) i z jakim statusem startowym mają wpadać. Tu też włączasz przekazywanie numerów nadawczych i faktur, jeśli tego potrzebujesz.

Jedna rzecz, której nie widać na pierwszy rzut oka, a oszczędza później sporo problemów: do automatyzacji Allegro buduj akcje na zdarzeniu „Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay)", czyli FOD. Pełne dane zamówienia Allegro, łącznie z danymi do wysyłki, pojawiają się dopiero po pobraniu FOD. Jeśli odpalisz automatyzację na samym „Pobrano zamówienie", część akcji może zadziałać na niekompletnych danych.

Krok 3. Ustawienia aukcji

Zanim cokolwiek wystawisz, uzupełnij ustawienia aukcji: kategorię Allegro, cennik wysyłek, szablon oferty (jeśli go używasz), czas wysyłki oraz warunki reklamacji, gwarancji i zwrotów. Jeśli Allegro wymaga dla Twojej kategorii danych GPSR, uzupełnij je tutaj. Brak tych danych to jeden z częstszych powodów, dla których oferta nie chce się wystawić.

Krok 4. Powiązanie ofert z katalogiem

To serce całej konfiguracji. Oferty Allegro muszą być powiązane z produktami w katalogu Base. Oferty wystawione z Base wiążą się automatycznie. Oferty, które wystawiłeś wcześniej poza Base, trzeba zaimportować i ręcznie powiązać w zarządzaniu ofertami. Dopóki oferta nie jest powiązana, jej stan nie będzie się poprawnie synchronizować, niezależnie od tego, co wpisałeś w SKU.

Krok 5. Magazyn źródłowy

Wybierasz, skąd Base bierze stan dla konta Allegro: suma magazynów, wybrane magazyny, magazyn domyślny, konkretny magazyn albo mapowanie. Ważne: to ustawienie działa globalnie dla całego konta Allegro. Jeśli sumujesz magazyny, a w jednym z nich pojawi się stan ujemny, suma wyjdzie zaniżona i do oferty poleci mniej, niż faktycznie masz.

Magazyn, z którego bierzesz stan, musi być dodany do katalogu, w którym leży produkt. Znajdziesz to w Produkty → Ustawienia → Katalogi → Edytuj → Dostępne magazyny. Jeśli go tam nie ma, synchronizacja zwróci błąd.

Krok 6. Synchronizacja stanów

W ustawieniach automatycznej aktualizacji stanu wybierasz, jak Base aktualizuje stan w ofertach Allegro:

• Synchronizacja — wyłączona, co 8 godzin, co godzinę albo na żywo.
• Stan zerowy — co zrobić, gdy stan produktu wynosi 0: nic nie rób, ustaw 1 sztukę albo zakończ ofertę. Allegro nie przyjmuje stanu 0 jako ilości w ofercie, więc „ustaw 0" tu nie istnieje.
• Mniejsza ilość — co zrobić, gdy stan w magazynie jest mniejszy niż w ofercie. Zwykle: zmniejsz ilość w ofercie do stanu magazynowego.
• Większa ilość — co zrobić, gdy stan w magazynie jest większy niż w ofercie. Zwykle: zwiększ ilość w ofercie do stanu magazynowego.
• Dzienny limit kończonych ofert — ile ofert system może zakończyć w ciągu 24 godzin.
• Maksymalna ilość — górny limit ilości w ofercie. System zaczyna aktualizować ilość dopiero, gdy stan w magazynie spadnie poniżej tej wartości.
• Zakończ ofertę przy stanie — próg, od którego stan jest traktowany jak zerowy.

Krok 7. Synchronizacja cen

W ustawieniach automatycznej aktualizacji ceny wybierasz, czy ceny mają się synchronizować i jak często (od co 24 godziny po na żywo), co zrobić przy cenie 0, jak reagować, gdy cena w magazynie jest niższa lub wyższa niż w ofercie, oraz czy zaokrąglać cenę. Interwały są tu inne niż przy stanach, bo ceny zmieniają się rzadziej.

Z której grupy cenowej Base bierze cenę, ustawiasz nie tutaj, tylko w konfiguracji wtyczki Allegro. To częsta pomyłka: ludzie szukają źródła ceny w zakładce synchronizacji, a ono jest poziom wyżej.

Pięć błędów, przez które stany się rozjeżdżają

To miejsce, w którym najczęściej sprzątam po cudzych konfiguracjach.

1. Brak powiązania oferty z produktem. Najczęstszy problem. Oferta ma poprawny SKU i EAN, ale nie jest podpięta pod produkt w katalogu, więc stan się nie aktualizuje. Pierwsze, co sprawdzam.
2. Magazyn źródłowy nie jest dodany do katalogu. Błąd „invalid stock warehouse" zwykle znaczy, że magazyn, z którego ciągniesz stan, nie jest dostępny w katalogu produktu. Sprawdzasz katalog i dostępne magazyny.
3. Maksymalna ilość ustawiona za nisko. To pole to górny limit ilości w ofercie, a system zaczyna aktualizować ilość dopiero, gdy stan w magazynie spadnie poniżej tej wartości. Jeśli wpiszesz za niską liczbę, oferta pokaże mniej, niż faktycznie masz. Dopasuj ją do skali zapasu albo zostaw bezpiecznie wysoką.
4. Źle ustawiona reakcja na stan zerowy. Allegro nie przyjmie stanu 0, więc reakcję ustawiasz na „ustaw 1" albo „zakończ ofertę". Jeśli „zakończ ofertę" nie działa mimo zerowego stanu, sprawdź dwie rzeczy: czy nie osiągnięto dziennego limitu kończonych ofert i czy „stan zerowy" nie stoi przypadkiem na „nic nie rób".
5. Ręczna zmiana stanu lub ceny prosto na Allegro. Jeśli oferta ma włączoną synchronizację, ręczna korekta na Allegro zostanie nadpisana przez Base. Bywa gorzej: po ręcznej zmianie system widzi ostatnią wartość, którą sam wysłał, jako aktualną i nie wysyła kolejnej aktualizacji. Lekarstwo to ponowne zapisanie powiązania produktu, co wymusza wysyłkę. Można też masowo wyrównać stan albo cenę w ofertach do wartości z magazynu.

Do tego dochodzi pułapka, o której warto pamiętać: usunięcie produktu z magazynu nie jest tym samym co ustawienie stanu na 0. Usunięty produkt traci powiązanie i oferta przestaje się synchronizować, zamiast się zakończyć. Jeśli oferta ma zejść, ustaw stan na 0 i wybierz reakcję „zakończ ofertę".

Gdy Allegro odrzuca aktualizację

Czasem stan się nie aktualizuje, bo to Allegro odrzuca dane oferty. W logach zobaczysz wtedy konkretny błąd. Najczęstsze to braki danych bezpieczeństwa GPSR (RESPONSIBLE_PRODUCER_NOT_SPECIFIED, SAFETY_INFO_NOT_DEFINED) oraz niezgodność parametrów lub kategorii (PARAMETER_MISMATCH, CATEGORY_MISMATCH). Przy GPSR uzupełniasz wymagane dane producenta i bezpieczeństwa. Przy błędach parametrów albo kategorii sprawdzasz kategorię Allegro, parametry i dopasowanie produktu.

Szybka diagnostyka, gdy stany się rozjechały

Sprawdzaj w tej kolejności, od najczęstszej przyczyny:

1. Czy oferta Allegro jest powiązana z produktem w katalogu Base.
2. Czy magazyn źródłowy jest dodany do właściwego katalogu.
3. Czy „mniejsza ilość" i „większa ilość" nie stoją na „nic nie rób", gdy oczekujesz pełnej synchronizacji.
4. Czy „stan zerowy" ma właściwą reakcję: ustaw 1 albo zakończ ofertę.
5. Czy „maksymalna ilość" nie jest ustawiona za nisko.
6. Czy nie osiągnięto dziennego limitu kończonych ofert.
7. Czy przy powiązaniu nie ma czerwonego wykrzyknika z błędem.
8. Czy ktoś nie zmienił stanu ręcznie prosto na Allegro.
9. Jeśli wszystko jest poprawione, zapisz powiązanie produktu ponownie albo masowo wyrównaj stany do magazynu.

Co odróżnia dobre wdrożenie od byle jakiego

Złe wdrożenie poznasz po tym, że „działa", dopóki sprzedaż jest mała. Dobre wdrożenie trzyma stany, gdy zamówienia idą z kilku kanałów naraz. Różnica nie leży w jednym magicznym ustawieniu, tylko w kilku rzeczach zrobionych porządnie: każda oferta powiązana z produktem, jeden przemyślany magazyn źródłowy, świadomie ustawiona reakcja na stan zerowy i automatyzacja zbudowana na pełnych danych zamówienia (FOD), a nie na połowicznych.

To jest dokładnie ta część, której nie widać w cenniku ani w prezentacji handlowej, a która decyduje, czy po pół roku masz spokój, czy gasisz pożary.

Najczęstsze pytania

Źródła i narzędzia